Bakgrund: Sedan Vasamuseet byggdes 1987 har mycket förändras. Ett ständigt ökande besökarantal, en digital mognad och ett nytt säkerhetsläge i samhället gör att verksamheten stegvis måste anpassa sig till förändrade krav och förväntningar från besökarna. I samarbete med Expedition Mondial genomförde Vasamuseet ett tjänstedesignprojekt där vi identifierade vilka åtgärder som var viktiga att genomföra för en bättre helhetsupplevelse anpassat till dagens förutsättningar. Entréområdet identifierades som ett särskilt viktigt område då det spelar en central roll både före, under och efter besöket och dessutom är en arbetsplats som måste fungera väl för medarbetarna. Nu har Vasamuseet, tillsammans med Statens Fastighetsverk (SFV) och husarkitekt Pär Ahlbom, gått vidare i processen och beslutat att genomföra en ombyggnad i entréområdet. Målet med den nya entrén är att möjliggöra ett gott besökarflöde, god tillgänglighet, en god arbetsmiljö och en bra säkerhetsnivå.

Hur gick det till?
Expedition Mondial arbetade med att ta fram en utvärdering av de entréförslag som fanns från husarkitekten och tillsammans med medarbetare och besökare samskapat ett en behovsanalys inför detaljeringen av entrén. Syftet är att säkerställa att inga viktiga behov tappas bort och att involvera de medarbetare som arbetar i entrén så att lösningarna tas emot på bästa sätt när de permanentas. Vi har bland annat intervjuat besökare från hela världen, rollspelat i foajén med personalen och tillsammans observerat hur flödena av besökare beter sig i entréområdet.

Uppdraget innebar ett nära samarbete med husarkitekt Pär Ahlbom och Annie Wallér från Ahrbom & Partner, på uppdrag av SFV. Genom ett samskapande arbete med både medarbetare, museiledning och besökare gjordes en utvärdering och utveckling det befintliga entréförslag som fanns. Denna utvärdering och behovsanalys används nu av husarkitekten och SFV i det vidare arbetet med att ta fram en faktisk entrélösning för museet. Uppdraget genomfördes i tre delar:

1 | Vi tog vara på medarbetarnas erfarenhet och kompetens, genom att i workshopform och intervjuer gå igenom dagens utmaningar med besöksflödet och arbetsmiljön. Vi såg därmed vilka pusselbitar vi saknade för att komma vidare i detaljeringsarbetet och kunde skapa en hypotes på vilka scenarios vi skulle behöva hantera i prototypfasen och diskutera kring med besökare.

2 | Vi byggde upp en enkel prototyp i den verkliga miljön och rollspelade oss igenom de viktigaste scenarierna tillsammans med medarbetarna. Detta gav oss viktiga insikter kring hur entréområdet borde se ut och fungera.

3 | Vi genomförde intervjuer och observationer med besökarna utifrån insikterna från både workshop- och prototypfas. Vi ville till exempel förstå hur besökarna ville göra då de hade frågor kring specifika ämnen och hur personalen borde hjälpa till och agera, samt hur de upplever medtagande av väskor in på museet.

Vad blev resultatet?
Under arbetets gång har vi arbetat i ett tvärfunktionellt team av arkitekter, tjänstedesigners och medarbetare på Vasamuseet. Genom att vi tillsammans stegvis samskapade förslaget kunde vi säkerställa att inga viktiga behov tappades bort, varken från besökare eller från medarbetare i entrén. Förslaget sammanställdes i en principskiss och ett visuellt material till ett beslutsunderlag. Denna tas nu vidare av husarkitekten och Ahrbom & Partner i detaljprojekteringsarbetet.

Resultatet blev ett förslag som Vasamuseet kände sig nöjda med och som passar verksamheten. Medarbetarna kände sig delaktiga i förändringsarbetet vilket innebär att museet skapar bra förutsättningar för att de inblandade kommer att ta emot lösningen på bästa sätt när den permanentas.

Vad tyckte våra uppdragsgivare?